Corporate Governance

Competent and responsible corporate governance is an essential component of our management philosophy. It promotes trust from investors, financial markets, business partners, and employees, as well as the public.

Corporate Governance Declaration in accordance with section 289a HGB

The Executive and Supervisory Boards report on corporate governance at STS Group AG in accordance with Section 3.10 of the German Corporate Governance Code. The Corporate Governance Report also contains the Corporate Governance Declaration in accordance with Section 289f German Commercial Code (HGB) and Section 315d HGB in conjunction with Section 289f HGB. The Remuneration Report is part of the Combined Management and Group Management Report.

The Corporate Governance Code is a voluntary code of conduct that outlines recommendations and suggestions regarding the management and control of publicly traded companies aimed at strengthening trust among investors and the public.

The STS Group is strongly committed to responsible, sustainable and transparent corporate governance as the basis for a relationship of trust between ourselves and our investors and business partners, which in turn is the essential basis for the long-term success of the Company.

The STS Group Executive and Supervisory Boards thus adhere to the recommendations per German Corporate Governance Code as revised, with the exceptions noted in the Declaration of Compliance.

Declaration of Compliance 2019

Declaration by the Executive and Supervisory Boards of STS GROUP AG on the recommendations in accordance with the „Government Commission on German Corporate Governance Code”  in accordance with Section 161 AktG

 

“The Executive Board and Supervisory Board of STS Group AG, headquartered in Hallbergmoos, Freising (“the Company”), hereby declare:

The Company has been in conformance with the recommendations per the “Government Commission on German Corporate Governance Code” as amended on February 7, 2017 and will continue to do so, with the following exceptions:

 

1. Section 3.8 (3) of the Code:

The Code recommends that any D&O insurance policy taken out for a Supervisory Board member have a deductible of at least 10% of the loss up to at least the amount of one and a half fixed the fixed annual compensation of the Supervisory Board member. The Company’s D&O insurance does not envisage a deductible of this kind for Supervisory Board members. The Company is of the opinion that a deductible is not a suitable means of influencing the motivation and responsibility of Supervisory Board members positively. The deductible would not be appropriate either given that the Supervisory Board members do not receive variable compensation and neither do they participate in any positive corporate development.

 

2. Section 4.1.3 Sentences 2 and 3 of the Code:

The Code recommends that the Executive Board ensure there is an adequate compliance management system in line with the risk situation of the enterprise and disclose the salient points of this system. In addition, employees and third parties should have a suitable method of providing protected tips in respect to legal violations in the enterprise. The Company does not have a compliance management system in place, nor a ‘whistleblowing’ system enabling employees and third parties to call attention to legal violations in the enterprise in suitable, identity-protected fashion. In order to meet these requirements, the Company is currently examining the implementation of a digital compliance management system that provides these functionalities.

 

3. Section 5.3.1 and 5.3.3 of the Code:

The Code recommends that depending on the specifics of the enterprise and the number of its members, the Supervisory Board should form committees with sufficient expertise. The Company’s Supervisory Board consists of only three persons, thus no committees have been formed.

 

4. Section 5.4.1 (2) of the Code:

The Code recommends that the Supervisory Board shall specify concrete objectives regarding its composition which, whilst considering the specifics of the enterprise, take into appropriate account the international activities of the enterprise, potential conflicts of interest, the number of independent Supervisory Board members within the meaning of Section 5.4.2, an age limit to be specified and a regular limit of length of membership to be specified for the members of the Supervisory Board as well as diversity. The Supervisory Board has not adopted any resolutions defining concrete objectives goals regarding the composition of the Supervisory Board. The Company believes that the current composition of the Supervisory Board meets the requirements in line with Section 5.4.1 (2) of the Code. When selecting candidates to be proposed for election to the Supervisory Board, the Company always ensures that candidates have the required knowledge, ability and personal experience. The Company has thus determined that adopting concrete objectives in respect to composition is not a suitable means for ensuring that the Supervisory Board is composed of qualified members capable of working efficiently.

 

5. Section 5.4.6 (1) Sentence 2 of the Code:

The Code also recommends that the Chair and Deputy Chair positions in the Supervisory Board as well as the chair and membership in committees be taken into account when deciding the compensation of Supervisory Board members by resolution of the General Meeting or in Articles of Association. The compensation scheme for Supervisory Board members currently takes into account the offices of Supervisory Board Chair, Vice-Chair and committee chairs, but does not take into account committee membership. In view of the size of the Supervisory Board, namely three members, the Company does not consider this necessary.

 

6. Section 7.1.2 Sentence 3 of the Code:

The Code recommends that the consolidated financial statements be made publicly accessible within 90 days of the end of the financial year. The Company meets legal requirements to publish the consolidated financial statements within the first four months of the Group’s financial year, and will publish the Code Declaration of Conformity together with the consolidated financial statements.

Hallbergmoos, December 2019

 

STS Group AG

The Executive Board

The Supervisory Board

Entsprechenserklärung 2019

Erklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der STS GROUP AG zu den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex” gemäß § 161 Aktiengesetz

Vorstand und Aufsichtsrat der STS Group AG mit Sitz in Hallbergmoos, Landkreis Freising („Gesellschaft“) erklären:

Die Gesellschaft hat den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ in ihrer letzten Fassung vom 7. Februar 2017 seit der letzten Entsprechenserklärung im Dezember 2018 entsprochen und wird diesen auch künftig entsprechen, jeweils mit folgenden Ausnahmen:

 

1. Ziffer 3.8 Abs. 3 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass bei Abschluss einer D&O-Versicherung für ein Aufsichtsratsmitglied ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Aufsichtsratsmitglieds zu vereinbaren ist. Die D&O-Versicherung der Gesellschaft sieht in Bezug auf die Aufsichtsratsmitglieder keinen derartigen Selbstbehalt vor. Die Gesellschaft ist der Auffassung, dass ein Selbstbehalt nicht geeignet ist, die Motivation und Verantwortung der Aufsichtsratsmitglieder positiv zu beeinflussen. Zusätzlich wäre der Selbstbehalt auf Grund der nicht vorhandenen variablen Vergütung für Aufsichtsratsmitglieder und der damit ebenfalls nicht vorhandenen Partizipation an einer positiven Unternehmensentwicklung nicht angemessen.

 

2. Ziffer 4.1.3 Satz 2 und 3 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass der Vorstand für angemessene, der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance Management System) sorgen und deren Grundzüge offenlegen soll. Zudem soll Beschäftigten auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben; auch Dritten sollte diese Möglichkeit eingeräumt werden. Die Gesellschaft verfügt weder über ein Compliance Management System noch über ein System mit dem Beschäftigte und Dritte auf geeignete Weise geschützte Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen geben können. Zur Realisierung dieser Anforderungen prüft die Gesellschaft gegenwärtig die Implementierung eines digitalen Compliance Management Systems, welches diese Funktionalitäten bereitstellt.

 

3. Ziffer 5.3.1 und 5.3.3 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden soll. Da der Aufsichtsrat der Gesellschaft satzungsgemäß nur aus drei Personen besteht, werden keine Ausschüsse gebildet.

 

 

4. Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass ein Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen soll, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Ziffer 5.4.2 des Kodex, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) angemessen berücksichtigen. Der Aufsichtsrat hat keinen Beschluss gefasst, der konkrete Ziele zur Zusammensetzung des Aufsichtsrates formuliert. Die Gesellschaft vertritt die Auffassung, dass die derzeitige Zusammensetzung des Aufsichtsrates den Anforderungen aus Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des Kodex entspricht. Bei der Auswahl von Kandidaten, die zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagen werden, achtet die Gesellschaft stets darauf, dass es sich um Personen handelt, die über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und persönlichen Erfahrungen verfügen. Aus diesem Grund kommt die Gesellschaft zu dem Schluss, dass festgesetzte Ziele in Bezug auf die Zusammensetzung für die Wahl eines effizienten und qualifizierten Aufsichtsrates ungeeignet sind.

 

 

5. Ziffer 5.4.6 Abs. 1 Satz 2 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat sowie der Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Ausschüssen bei der Festlegung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder durch Beschluss der Hauptversammlung oder in der Satzung berücksichtigt werden sollen. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder berücksichtigt derzeit zwar den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat sowie den Vorsitz in Ausschüssen, aber nicht die Mitgliedschaft in Ausschüssen. Die Gesellschaft hält dies in Anbetracht der Größe des Aufsichtsrats von drei Mitgliedern nicht für erforderlich.

 

6. Ziffer 7.1.2 Satz 3 des Kodex:

Der Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich sein soll. Aufgrund der gesetzlichen Vorschrift zur Veröffentlichung des Konzernabschlusses innerhalb der ersten vier Monate des Konzerngeschäftsjahres folgt die Gesellschaft den gesetzlichen Anforderungen und wird die Erklärung zum Kodex zusammen mit dem Konzernabschluss veröffentlichen.

Hallbergmoos, im Dezember 2019

 

STS Group AG 

Der Vorstand
Der Aufsichtsrat